Каталог

Обязательной регистрации в данном журнале подлежат практически все входящие документы. Исключение составляют: рекламные материалы, поздравительные открытки и письма, приглашения на неофициальные мероприятия, журналы, газеты, другие периодические издания. Для того, чтобы избежать путаницы с дубликатами одного и того же письма (в электронном виде, в почтовом конверте, по факсу), следует внимательно проверять присвоенный этому входящему документу уникальный номер.
Корректное заполнение журнала входящих документов: памятка секретарю
Стандартный бумажный журнал регистрации входящих документов имеет следующие поля для заполнения (кроме титульного листа): номер по порядку, дата поступления на предприятие, дата и номер составления поступившего документа. После этого, в определенном (не строгом) порядке заполняются: данные об авторстве, название, заголовок, краткое содержание письма или другого документа. Обратите внимание на резолюции (содержание поручения, сроки его исполнения), указание автора резолюции и дату ее внесения. Следующие по порядку заполняются графы «дополнительные сведения о документе» и подпись уполномоченного работника канцелярии («расписка в получении»). Последними проставляются отметки: о получении и о направлении документа в дело.
Форма журнала регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Журнал регистрации входящих документов может быть изготовлен индивидуально.
Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал.
После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым. Иногда вместо журнала регистрации входящих документов используют журнал учета входящих документов, графы которого несколько отличаются. Если организация небольшая, то допускается использование объединенного журнала учета входящих и исходящих документов.

Журнал регистрации входящих документов имеет графы:
1. Входящий номер
2. Исходящий номер
3. Организация, направившая документ
4. Кто подписал документ
5. Содержание документа
6. Кому направлен документ
7. Резолюция документа
8. Подпись